The Adventure in Cyber World

OPTIMALISASI INFORMASI DAN KOMUNIKASI ORGANISASI BERBASIS INTERNET ¹⁾

Oleh : Heri Sanjaya Putra

Dalam era globalisasi sekarang ini Teknologi Informasi dan komunikasi di dunia internasional maupun di Indonesia telah mengalami perkembangan yang cukup signifikan. Akan tetapi pada prakteknya, di Indonesia sendiri perkembangan teknologi informasi dan komunikasi belumlah optimal. Hal ini perlu adanya perhatian khusus bagi para pengambil kebijkan maupun bangsa Indonesia agar optimalisasi teknologi informasi dan teknologi dapat digunakan secara maksimal untuk kepentingan masyarakat.

Teknologi informasi dan komunikasi merupakan modal utama dalam pembangunan bangsa dan negara. Optimalisasi teknologi informasi dan komunikasi tersebut dicapai jika bangsa Indonesia mengurangi ketergantungan terhadap teknologi impor.

Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam setiap aspek kegiatan termasuk salah salah satunya dalam organisasi sebagai alat bantu dalam upaya peningkatan eksistensi organisasi. Pembangunan Teknologi Informasi organisasi dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis Teknologi Informasi senantiasa diselaraskan dengan Rencana kerja organisasi, agar setiap penerapan Teknologi Informasi dapat memberikan nilai tambah bagi organisasi.

Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :

Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Organisasi antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.
Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya organisasi antara lain sistem informasi organisasi.
Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik organisasi terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan organisasi antara lain manfaat dari sebuah organisasi dan informasi-informasi strategis yang mendukung peningkatan pengetahuan anggota.

Perkembangan teknologi informasi juga memunculkan gaya hidup atau cara kerja baru yakni e-office atau virtual organization dan home office. Fenomena e-office menjadikan organisasi berbasis informasi dan gaya kepemimpinan menjadi fleksibel karena memiliki visi untuk senantiasa melakukan perubahan misi sesuai perkembangan situasi. Organisasi tidak lagi harus mengandalkan ratusan anggota, dan gedung sekian lantai untuk membangun sebuah organisasi besar. Cukup dengan seperangkat teknologi informasi maka seluruh pekerjaan dapat dilakukan secara virtual. Sehingga biaya-biaya dapat ditekan seminimal mungkin dan margin keuntungan dapat dimaksimalkan.

Hal ini mengubah paradigma dan definisi kehadiran sosial menurut pandangan teori Media Richness. Dikemukakan bahwa semakin tinggi kehadiran sosial suatu media maka semakin efektif media tersebut. Dalam teori tersebut, parameter kehadiran sosial diukur menurut tingkat kehadiran fisik. Padahal, di zaman cyber sekarang ini, kehadiran sosial berpindah ke makna baru berupa kehadiran virtual.

Komunikasi Organisasi

Komunikasi merupakan kegiatan yang paling sering dilakukan di organisasi yaitu 75%-95% dari seluruh kegiatan organisasi. Dari kegiatan tersebut dapat dirinci 5% untuk menulis, 10% baca, 35% bicara dan 50% mendengar.

Adapun komunikasi tersebut dilakukan dalam kerangka

44% untuk komunikasi rutin
26% untuk pengembangan sdm antara lain untuk kegiatan rutin organisasi dan , dll.
19% untuk traditional management seperti pengawasan, memberi instruksi, melapor, dll.
11% untuk networking antara lain untuk berkoordinasi dengan bagian lain, mencari informasi pesaing, dll.